Openbaarheid

Inleiding
Voor het eerst treft u de openbaarheidsparagraaf aan, voorgeschreven door de Wet open overheid (Woo) die op 1 mei 2022 in werking is getreden en de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vervangt. In artikel 3.5 (Openbaarheidsparagraaf) van de Woo wordt voorgeschreven dat bestuursorganen in de jaarlijkse begroting aandacht besteden aan de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van deze wet en in de jaarlijkse verantwoording verslag doen van de uitvoering ervan, mede in relatie tot de beleidsvoornemens.

De Woo regelt het recht van burgers op informatie van de overheid. De wet beoogt overheden transparanter te maken door overheidsinformatie beter vindbaar en digitaal toegankelijker te maken, en daarmee vertrouwen van onze inwoners in de overheid te vergroten.

De drie pijlers waarop de Woo rust zijn: passieve openbaarmaking (voorheen het Wob-verzoek), de actieve openbaarmaking en de bredere beweging van het op orde brengen van de informatiehuishouding. Dit laatste is iets waar overigens al jaren vanuit het programma bedrijfsvoering aan wordt gewerkt en over wordt verantwoord.

Passieve openbaarmaking (Woo-verzoek)
Een Woo-verzoek kan men elektronisch indienen via een formulier op onze website, tevens is er al een WOO-contactpersoon aangewezen. Voor een zorgvuldige en tijdige afhandeling van deze verzoeken is het van belang dat de informatiehuishouding en bijbehorende werkprocessen op orde zijn. De afgelopen jaren zijn hier al de nodige stappen in gezet en ook voor de komende jaren zetten we hier verder op in. Bovendien zullen ook de WOO-verzoeken actief openbaar gemaakt gaan worden.

Actieve openbaarmaking
De Wet open overheid verplicht ons om op termijn een aantal categorieën informatie actief openbaar te maken. Daarnaast bevat de wet een inspanningsverplichting die vereist om waar dat kan, documenten actief openbaar te maken. De implementatie van de actieve openbaarmaking loopt al sinds afgelopen jaar en conformeert zich aan de strategie en planning die de landelijke overheid (VNG) hanteert. De focus zal ook in 2024 en verder liggen op het openbaar maken van verplichte informatiecategorieën in de door de VNG geadviseerde fasering. Dit betekent concreet het afmaken van de categorieën Raadsstukken, Organisatiegegevens, Convenanten en Woo-verzoeken. Voor 2024 komen daar in elk geval de categorieën Collegestukken, Adviezen van adviescolleges, Wet- en regelgeving bij. Kanttekening hierbij is dat er tot op heden nog geen formele definitie van de categorieën is wat implementatie enigszins bemoeilijkt.

Informatiehuishouding
We hebben in de afgelopen jaren significante stappen gezet om te komen tot een goed beheer en gebruik van informatie. De komende jaren zullen we hier mee doorgaan, waarbij we de verbetering langs 3 sporen bewandelen, namelijk de verbetering van de techniek, de inrichting van de werkprocessen en de mentale aspecten voor medewerkers die bij de veranderingen van belang zijn.
Technische verbeteringen:

In 2024 zullen we een centraal documentmanagement- en archiefsysteem realiseren, waarmee we informatie beter kunnen beheren en vindbaar kunnen maken.
De ingezette migratie naar Microsoft Teams en Office 365 zal verder vorm krijgen wat bijdraagt aan een verbeterde informatiedeling, beheer en archivering.
De digitalisering van de milieudossiers wordt afgerond en zijn voor betrokken medewerkers direct opvraagbaar.
We zetten in op de doorontwikkeling van ons E-depot.
Binnen het sociaal domein wordt een stap gezet naar een burgerportaal waarin betrokken burgers hun eigen dossier kunnen inzien en zelf gevraagde informatie kunnen toevoegen.

Werkprocessen:

Het organisatiebrede project digitale toegankelijkheid wordt doorgezet waarbij documenten in de werkprocessen zo worden omgezet dat ze voldoen aan de nieuwe toegankelijkheidsnormen.

Het informatiebeheer binnen de processen die betrekking hebben op de omgevingswet wordt verder ingericht en geborgd.
Binnen het sociaal domein worden de processen aangepast, zodat ze voldoen aan de eisen van de archiefwet en de algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Anonimiseren en ondertekenen maken we nog meer mogelijk vanuit de gangbare werkprocessen

Mentale aspecten:
Vanuit een integrale aanpak, wordt gelijktijdig op meerdere onderdelen de medewerker geleerd hoe om te gaan met aangepaste systemen en werkwijze. Bewustwording en training wordt zoveel mogelijk integraal vormgegeven en ziet in 2024 i.i.g. toe op het vlak van informatiesystemen, informatiebeheer, informatieveiligheid, privacy en nieuwe informatiewetgeving zoals Woo en Wmebv. Dit start met het creëren van bewustwording en vervolgens worden de medewerkers getraind en begeleid in de nieuwe manier van werken.