Bedrijfsvoering

"Een wendbare bedrijfsvoering gekoppeld aan de inhoud”
Om de ambities in de inhoudelijke programma's te realiseren, zijn ondersteunende processen van groot belang. De bedrijfsvoering, met onderdelen als personeel, organisatie, informatie, financiën, inkoop, juridische zaken, communicatie en administratie, speelt een cruciale rol in het waarborgen van de interne dienstverlening, waardoor de organisatie zich kan richten op externe dienstverlening aan inwoners, ondernemers en de maatschappij. We streven naar continue professionalisering van deze ondersteunende processen, gebaseerd op de behoeften vanuit inhoudelijke programma's, nieuwe wetgeving en trends/ontwikkelingen. Onze bedrijfsvoering moet wendbaar en flexibel zijn om de inhoudelijke programma's optimaal, snel en adequaat te kunnen ondersteunen.

De bedrijfsvoering wordt langs drie programmalijnen vormgegeven:

1. Digitale transformatie
2. Doelmatigheid en Rechtmatigheid
3. Mens en Organisatie

Digitale transformatie
De kernpunten van deze programmalijn zijn reeds verwoord in de kadernota en in lijn met de Digitale Agenda Gemeenten 2024 (VNG):

1. We houden aandacht voor de digitale ‘basis op orde’ (infrastructuur);
2. We integreren de mogelijkheden van data en digitalisering meer en meer in de vorming en uitvoering van beleid (overheid);
3. We onderzoeken en gebruiken nieuwe technologieën, gericht op de bescherming van publieke waarden (samenleving).

In deze begroting geven we hier in 2024 verder invulling aan door een veelvoud van activiteiten:

• In 2024 zetten we de organisatiebrede beweging van informatiegestuurd handelen verder door. Onze basis van stuurinformatie en dashboards wordt verder uitgebreid (BI & Analyse) en we verankeren informatiegestuurd handelen bij de beleidsvorming in verdergaande mate. Randvoorwaardelijk zetten we in op het verbeteren van de digitale vaardigheid in de organisatie. Tevens zorgen we ervoor dat het beheer en de kwaliteit van data is geborgd met de nadruk op privacy en informatieveiligheid. Als kapstok voor onze kaders actualiseren we onze I-(nformatiserings)strategie.

• Het applicatie- en systeemlandschap wordt verder geoptimaliseerd. Dit zijn benodigde aanpassingen om up-to-date te blijven, koppelbaar met interne en externe voorzieningen en te voldoen aan kwaliteits- en veiligheidsnormen. Het bijbehorende beheer wordt ook verder geprofessionaliseerd en waar nodig vindt er opschoning plaats. Bijbehorende transities van diverse applicaties en/of systemen naar de Cloud wordt ook in 2024 verder georganiseerd. Door vervanging, opschoning en vernieuwing van de ICT-omgeving moeten de bij de applicaties behorende licentiestructuur en overeenkomsten worden aangepast.

• De beschikbaarheid en inzet van data uit onze basis-bron en kernregistraties zal  moeten groeien en beschikbaar worden gesteld met moderne technologie zoals 3D technieken en nog meer vanuit samenhangende (GEO) analyses. Dit betekent meer samenhang creëren in de GEO-infrastructuur en het omvormen van de bestaande GEO-basisregistraties tot een samenhangende objectenregistratie. Dit is een  uniforme registratie met daarin basisgegevens over objecten in de fysieke ruimte die zich voor onze burgers en gebruikers als één registratie en toegang gedraagt.

• We bouwen door aan de datakwaliteit in onze registraties. Deze dienen op orde te zijn en goed gemonitord te worden (dit geldt voor alle kernregistraties maar met name ook voor de basisregistratie personen en ruimtelijke basisregistraties uit ons informatiehuis). In 2024 en verder ligt de focus op het verder herbruikbaar en toegankelijk maken van data voor de samenleving en onze dienstverlening.
• Uit het dreigingsbeeld 2023-2024 van de Informatiebeveiligingsdienst blijkt duidelijk dat er meer aandacht nodig is voor informatiebeveiliging. In 2024 zullen we daarom verder inzetten op het verhogen van het beveiligingsbewustzijn, het borgen van de monitoring op het gebied van informatieveiligheid en een goed werkende informatiebeveiligingscyclus.  We zetten verder in op het voldoen aan het landelijke basisnormenkader Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en de verantwoording aan uw raad hierover.
• In het verlengde hiervan zullen we op het gebied van privacy verder gaan met het implementeren van het door uw raad vastgestelde privacybeleid en de monitoring ervan via het monitorings- en verantwoordingsplan privacy met opvolging van bevindingen.
• We onderzoeken en gebruiken nieuwe technologieën, gericht op de bescherming van publieke waarden (samenleving). Om de kansen te benutten van technologieën als kunstmatige intelligentie (of Artificial Intelligence), robotisering en Big Data, en in de toekomst bijvoorbeeld virtual reality, moeten we we dit nader onderzoeken en verkennen. Daar waar het passend en gelegitimeerd is zetten we via pilots nieuwe technologieën in. Zo wordt bijvoorbeeld in 2024 de robotisering van de administratie verder doorontwikkeld.  

Doelmatigheid en Rechtmatigheid

• Vanaf het verslagjaar 2023 is het college van burgemeester en wethouders verplicht een rechtmatigheidsverantwoording af te leggen in de jaarrekening. De accountant heeft onze voorbereidingen hierop en het proefdraaien over het verslagjaar 2022 positief beoordeeld. Hiermee zijn we dus goed op weg om te voldoen aan deze verplichting. We zetten in 2024 vervolgens in op een efficiënter proces en maken verder vervolgstappen naar het in bredere 'control statement'. Dit brengt meer met zich mee dan de tot nu toe gerealiseerde financiële rechtmatigheid.
• Kijkend naar de P&C-cyclus gaan we in 2024 conform de nieuwe financiële verordening de zomernota en de slotnota implementeren.
• Een belangrijke basis hiervoor is de verdere uitrol van de maandafsluitingen en maandrapportages. Om de financiële positie op ieder moment in beeld te hebben zetten we in 2024 verder in op volwaardige maandafsluitingen inclusief koppelingen naar de subadministraties voor een continue data- en informatie-uitwisseling. De uitrol van maandafsluitingen en maandrapportages bij de teams zal de interne sturing en monitoring verbeteren. Op deze manier wordt via een verbeterde en meer actuele interne P&C cyclus ook een bijdrage geleverd aan een betere (bij)sturing en meer control in de externe P&C cyclus
• Daarnaast willen we een meer directe  verbinding creëren tussen de interne P&C-cyclus (met verantwoordingsgesprekken, maandafsluitingen en - rapportages) en de P&C-producten (begroting, zomernota, slotnota en jaarrekening).
• In 2024 vindt de aanbesteding voor een nieuw financieel systeem plaats. Dit nieuwe systeem moet de continuïteit borgen en finaniele processen en stuurinformatie een impuls geven en wordt in 2024 met overloop naar 2025 ingericht en geïmplementeerd. Dit draagt bij aan het in control zijn, sturingsinformatie en efficiënt werken.

Mens en Organisatie
Binnen de programmalijn Mens en Organisatie zijn er voor 2024 en verder twee grote pijlers.

• De eerste pijler betreft de arbeidsmarktpositie. Uit de omgevingsanalyse blijkt dat het voor de gehele organisatie dat in de komende jaren misschien wel de grootste uitdaging is om de juiste mensen te vinden én te behouden. Dit maakt dat we ook in 2024 nader moeten inzetten op:

- Versterking van de arbeidsmarktpositie en verder vormgeven arbeidsmarktstrategie;
- Strategische personeelsplanning en mobiliteit;
Hierbij zetten we tevens we de ingezette lijn ten behoeve van een diverse en inclusieve organisatie onverminderd door.  

• We zien vanuit de arbeidsmarktanalyse een krimpende arbeidsmarkt, vergrijzend personeelsbestand en groei van het aantal moeilijk invulbare vacatures. Om het groeiende takenpakket van de gemeentelijke organisatie te kunnen blijven oppakken zal er steeds meer ingezet moeten worden op het werven en behouden van goed opgeleide professionals. Inzetten op het werkgeversmerk ‘Gemeente Venlo’ en het investeren in markt conforme arbeidsvoorwaarden moet bijdragen aan het binnenhalen en binden van  professionals. Het investeren in ons personeel en onze arbeidsmarktpositie is nu extra noodzakelijk vanwege de groeiende concurrentie vanuit de agglomeraties  Eindhoven, Nijmegen en Maastricht en om onze bestuurlijke opgaven überhaupt uit te kunnen blijven voeren.  
• De tweede pijler betreft Permanent Leren en Ontwikkelen. De vragen vanuit de maatschappij zijn niet alleen groeiende maar ook continue aan verandering onderhevig.  Dit betekent dat het vakmanschap van onze medewerkers ook continue in beweging moet zijn. We bouwen in 2024 verder aan een leerhuis met een samenhangend geheel van leeractiviteiten, zowel op individueel als collectief niveau. We werken leerlijnen per generiek functieprofiel uit. Dit met het uiteindelijke doel dat onze professionals de integrale kennis, kunde, vaardigheden en competenties eigen maken om vakbekwaam te worden en blijven.