Wat mag het kosten?

Voor het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening en de Basis Registratie Personen is meer capaciteit en senioriteit nodig. In de breedte van het vakgebied ‘Burgerzaken’ wordt een steeds hoger kennisniveau gevraagd voor het uitvoeren van onze wettelijk taken. Meer in het bijzonder (en met name) is dat geval voor het verbeteren van de adreskwaliteit in de BRP. Vanaf 2024 moet de capaciteit voor het uitvoeren van (verplichte) adresonderzoeken fors omhoog, evenals de capaciteit voor binnen-en buiten gemeentelijke samenwerking op dat vlak. Dit als gevolg van nieuwe wetgeving t.a.v. de landelijke aanpak adreskwaliteit. Risicovolle adressen die de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens bij ons aandraagt moeten verplicht onderzocht worden. Het huidige formatieplan van team Levenszaken voorziet momenteel niet in deze ontwikkelingen. Daartoe is voor 2024 en 2025 ophoging van het PKB nodig, ter grootte € 450.000 en vanaf 2026 structureel € 200.000.

Om te kunnen voldoen aan de wettelijke verplichting om archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden en dus ervoor te zorgen dat informatie binnen de organisatie vindbaar is en blijft, alsmede om onze taken op gebied van openbaarheid en goede dienstverlening te kunnen waarborgen. Dit alles in lijn met het in 2020 vastgestelde beleidsplan. Zoals in dat plan aangegeven, heeft het archief er nieuwe taken bijgekregen (informatiebeheer, actieve acquisitie en samenwerking) en nieuwe doelstellingen geformuleerd (restaureren en conserveren oude archieven, digitaliseren archieven en collecties, verbeteren (online) dienstverlening, zakelijkere inzet vrijwilligers). Om al deze doelstellingen te halen is structurele handhaving van de PKB op het niveau van 2023 noodzakelijk.

De gemeente Venlo telt 15 wijk- en dorpsraden. Deze raden zijn een belangrijk instrument in de ontwikkeling van duurzame vitale gemeenschappen en burgerbetrokkenheid. De belangrijkste rol van wijk- en dorpsraden is het versterken van de wijk- en dorpsgemeenschap door het uitvoeren van een representatieve, adviserende, activerende en/of verbindende functie. Een deel van onze inwoners bereiken wij via de wijk- en dorpsraden cf. coalitieakkoord.
Om hun rol te kunnen oppakken en uitvoeren hebben de wijk- en dorpsraden jaarlijks financiële middelen nodig. Ze maken vergader- en communicatiekosten.
Gemiddeld is er vanaf 2024 per wijk- en dorpsraad € 9.000 per jaar nodig om in deze behoefte te kunnen voorzien.

Sinds een aantal jaren beschikt het Gemeentearchief over een budget van € 250.000 voor de inzet van WAA-ers bij archiefwerkzaamheden. Hiervan is € 90.000 bestemd voor begeleiding en € 160.000 voor de kosten van de inzet van momenteel 13, op afzienbare termijn 9 (overwegend parttime-) medewerkers. De financiering loopt tot juli 2024. De WAA-medewerkers leveren een cruciale bijdrage aan de realisering van een zowel projectmatige als doorlopende werkzaamheden, zoals de digitalisering (scanstraat Hulsterweg) en metadatering van bouw- en milieudossiers voor Team Bouwen & Milieu, de routinematige digitalisering van brondocumenten voor Team Levenszaken, interne scan- en archiefwerkzaamheden bij het Gemeentearchief. Nieuwe projecten t.b.v. andere teams zullen volgen. De WAA-ers leveren daarmee een onmisbare bijdrage aan de digitalisering van de archiefketen en daarmee aan de digitale dienstverlening. Een en ander wordt aangestuurd vanuit het Gemeentearchief. Voorgesteld wordt om de WAA medewerkers voor 4 jaar in te zetten voor deze noodzakelijke werkzaamheden vanaf juli 2024 t/m juni 2028. Daarmee kan duurdere inhuur voorkomen worden.

Overheidsorganisaties hebben sinds 1 juli 2018 de wettelijke verplichting om in- en externe websites, apps en documenten toegankelijk te maken voor iedereen, ongeacht een functiebeperking. Dit is vastgelegd in het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid. Het gewenste resultaat van het vervolg digitale toegankelijkheid en inclusie is dat alle informatie die digitaal wordt gedeeld in – en extern voldoet aan dit Tijdelijk besluit. We moeten dit resultaat ook structureel borgen voor de toekomst. Hiermee profileren we ons als (digitaal) inclusieve gemeente: we sluiten niemand uit, ongeacht welke beperking.

De gemeente Venlo is de afgelopen jaren gestart met het actualiseren van toegankelijkheidsverklaringen, het uitfaseren van de diverse platformen naar drie digitaal toegankelijk hoofdwebsites (Venlo.nl, Archief.Venlo.nl en Nu.Venlo.nl), het toegankelijk maken van al gepubliceerde documenten en het borgen van de digitale toegankelijkheid documenten in de toekomst. We gaan dit onderwerp breder oppakken en borgen door: aanspreekpunten in teams te ondersteunen in de uitvoering van de wettelijke verplichting. We faciliteren met software en het aanbieden van trainingen. We voeren het vastgestelde redactieproces voor online communicatie uit. Het beheer van een groot aantal gemeentelijke websites is gecentraliseerd bij team Communicatie zodat de informatie- en communicatiekanalen blijvend voldoen aan alle wettelijke eisen en eisen van informatiebeheer (drie hoofdwebsites: Venlo.nl, Archief.Venlo.nl en Nu.Venlo.nl).

De continuering van de inzet van medewerkers voor het borgen van de digitale toegankelijkheid is meerjarig gekoppeld aan het ‘scenario van hoop’ voor 2026 e.v. Dit betekent dat de financiële vertaling in meerjarenperspectief vooralsnog alleen heeft plaatsgevonden voor 2024 en 2025.